Warum die Provisionsverwaltung in Spreadsheets nicht skalierbar ist - und warum wir EqualTo gegründet haben

Wahrscheinlich verwenden Sie bereits eine Spreadsheet für die Berechnung und Verwaltung Ihrer Verkaufsprovisionen.

7. Oktober 2020

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Diarmuid Glynn
Warum die Provisionsverwaltung in Spreadsheets nicht skalierbar ist - und warum wir EqualTo gegründet haben

Wahrscheinlich verwenden Sie bereits eine Spreadhseet für Vertriebsprovisionen, um diese zu berechnen und zu verwalten. Als wir das Thema recherchiert haben, wurde deutlich, dass viele Unternehmen ihre Verkaufsprovisionen auf diese Weise verwalten. Wir haben diese ebenfalls in unserem vorherigen Software-Unternehmen verwendet!

Die Verwaltung Ihrer Provisionen direkt in Excel oder Google Docs funktioniert recht gut, wenn Sie ein sehr kleines Vertriebsteam haben, aber es wird schnell ineffizient und teuer, wenn Ihr Vertriebsteam wächst.

Wir haben EqualTo entwickelt, damit Sie Ihre Vertriebsprovision mit der Flexibilität von Spreadsheets verwalten können, ohne die Nachteile, die normalerweise mit einem Spreadsheetbasis verbunden sind.

Warum viele Unternehmen Spreadsheets für Vertriebsprovisionen verwenden

Warum ist es so üblich, einen Spreadsheet für Vertriebsprovisionen zu verwenden? Weil Spreadsheets erstaunlich sind! Sie bieten eine vielseitige Ausgangsposition für Berechnungen aller Art. Es ist so leicht zu erlernen, dass viele Leute nicht merken, dass sie, wenn sie einen Spreadsheet erstellen, eigentlich eine maßgeschneiderte Software programmieren. Man kann wohl mit Sicherheit sagen, dass die Spreadsheettechnologie die meistgenutzte Programmiersprache der Welt ist! Unternehmen setzen Spreadsheets für alle möglichen Zwecke ein und die Fähigkeiten zur Verwendung von Spreadsheets sind in den meisten Teams vorhanden.

Bei Vertriebsprovisionen besteht der große Vorteil von Spreadsheets darin, dass Sie jede gewünschte Änderung sofort selbst vornehmen können. Und das ist sehr wichtig, denn für ein wachsendes Unternehmen entwickeln sich die Dinge ständig weiter, und Sie brauchen die Flexibilität, Anreize anzupassen und neue zu schaffen. Dies hilft Ihnen, das Verhalten Ihres Vertriebsteams auf die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszurichten.

Unsere Begeisterung für Spreadsheets war ein großer Teil der Inspiration für EqualTo.

Spreadsheets werden für leistungsorientierte Vergütungen aller Art verwendet - nicht nur für Verkäufe

Bei der Leitung unseres früheren SaaS-Unternehmens verwalteten wir viele verschiedene leistungsorientierte Vergütungssysteme in Spreadsheets für alle möglichen Bereiche, nicht nur für die Vertriebsteams. Unsere Vision war es, den Mitarbeitern eine variable Vergütung anzubieten, wann immer dies sinnvoll war, und sie an eine objektive Leistungsmetrik zu binden. In der Regel haben wir nie Boni nach Ermessen gewährt. Das bedeutete, dass wir sowohl KPIs als auch Formeln zur Berechnung einer Provision oder eines Bonus erfinden mussten. Am Ende hatten wir mehr als 10 verschiedene Pläne. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den Rollen und den Metriken, die wir für unsere Bonusvergütungspläne verwendet haben.

Rolle KPI 1 KPI 2
Kundenbetreuer (AEs) Neuer ARR ARR Erneuerung
Sales Development Reps (SDRs) Qualifizierte Meetings  
Unterstützung SLA-Verletzungen Problematische Software-Implementierungen
Customer Success ARR Erneuerung Upsell ARR
Beratung/Consulting Abrechenbare Stunden Interne Projekte
Administration/Finanzen Einhaltung der monatlichen Abrechnungsfrist  
Führungskräfte Verschiedene Teamkennzahlen in Bezug auf EBIT, EBITDA oder neuer MRR  

Der Grund, warum ein Spreadsheet für Vertriebsprovisionen nicht skaliert – (ebenso wenig wie für andere Arten leistungsorientierter Vergütung.

Mit zunehmendem Wachstum müssen Sie immer mehr Geschäftsdaten sammeln und überprüfen und eine immer größere Anzahl von Spreadsheets pflegen. 

Der Arbeitsaufwand, die Provisionen zu berechnen, Anpassungen vorzunehmen und Streitigkeiten beizulegen, dauert jedes Mal länger und involviert mehr Leute.

Irgendwann haben wir es jemandem zur Aufgabe gemacht, alle Spreadsheets zu verwalten. Als es an der Zeit war, zu bezahlen, glich der Prozess in unserem Unternehmen diesem:

  1. Senden Sie E-Mails (und Erinnerungs-E-Mails) an alle, um ihre Ergebnisdaten in eine Tabelle einzugeben. Bei Verkäufen waren dies "abgeschlossene Geschäfte", "qualifizierte Leads" für das Marketing, "erneuerte Verträge" für den Kundenerfolg, usw.
  2. Wenn die Daten vollständig sind, geben Sie die Formeln zur Berechnung der Zahlungen manuell ein
  3. Senden Sie E-Mails an die Teammanager, um die Verkaufsergebnisse zu genehmigen und Zahlungen für ihre Teams zu überprüfen
  4. Das Finanzteam vergleicht Verkaufsergebnisse mit Rechnungen oder Kundenverträgen
  5. CEO genehmigt Gehaltsabrechnung, einschließlich aller variablen Zahlungen

Komplexe Diskussionen wuchsen bei jedem Schritt - mit E-Mails, Kommentaren in Spreadsheets und gelegentlichen persönlichen Treffen. Der Prozess war zeitaufwändig, aber es war wichtig, dass alle Fehler oder Missverständnisse geklärt wurden, bevor die Gehaltsabrechnung durchgeführt wurde.

Dieser Prozess ist nicht skalierbar. Je mehr Vertriebsmitarbeiter Sie zu Ihrem Team hinzufügen, desto mehr Sachleistungen werden für die Verwaltung Ihrer Provisionsmodelle auf Basis der Spreadsheets benötigt. Es ist sogar noch schlimmer als das: Je größer Ihr Team wird, desto mehr Arbeit fügt jeder neue Mitarbeiter der Verwaltung der Pläne hinzu, da immer mehr Arbeitsmappen, Blätter und Zellen miteinander konsistent gehalten werden müssen.

Das Problem mit verfügbaren Softwarelösungen für Provisionen

Verfügbare Vertriebsprovisionssoftware gilt nur für sehr große Unternehmen als interessant. Warum? Weil Provisionssoftware in der Regel spezielle technische Fähigkeiten erfordert, um die Provisionsstrukturen und Bonuspläne zu konfigurieren und zu pflegen. Da Unternehmen diese Fähigkeiten nicht im eigenen Haus haben, bedeutet dies eine Abhängigkeit von teuren, externen Beratern. Für jede Änderung, die Sie an Ihrer Provisionsstruktur vornehmen wollen, müssen Sie am Ende einen externen Berater fragen, auf diesen warten und diesen bezahlen.

Es gibt also die Wahl zwischen:

  • (A) einem ineffizienten, internen Prozess (eine oder mehrere Verwaltungspersonen plus eine große Sammlung von Spreadsheets), den Sie kontrollieren, oder
  • (B) ein externer Prozess, bei dem Sie von teuren externen Beratern abhängig werden, um die Provisionssoftware zu warten.

Wegen der hohen Kosten, die mit Option B verbunden sind, ist sie nur dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn Sie ein großes Unternehmen mit Hunderten von Vertriebsmitarbeitern sind.

Aber was wäre, wenn Sie Ihre Provisionsstrukturen selbst verwalten könnten? Innerhalb einer skalierbaren Softwarelösung?

Nun, jetzt können Sie es! EqualTo bietet das Beste aus beiden Welten: die Flexibilität von Spreadsheets kombiniert mit der Skalierbarkeit einer speziell entwickelten SaaS-Lösung.

Wir haben das Produkt geschaffen, das wir uns wünschten, als wir unser vorheriges Unternehmen geführt haben und wir helfen jetzt Startups und KMUs, ihre Vertriebsprovision in einem Bruchteil der Zeit zu verwalten, die sonst erforderlich wäre.

Mit EqualTo pflegen Sie Ihre Provisionsstruktur selbst innerhalb einer skalierbaren SaaS-Anwendung, ohne von teurer, externer Hilfe abhängig zu werden. Und es funktioniert auch für Marketing, Customer Success, Support und Dienstleistungen - Sie können jedes beliebige leistungsorientierte Vergütungssystem modellieren.

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