5 häufige Fehler bei der Rückforderung von Vertriebsprovisionen (‘Clawbacks’)

Im Hinblick auf die deutsche Rechts-, Buchhaltungs- und Steuerlage und wie man sie vermeidet (inklusive Vertragsvorlage).

12. Oktober 2021

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Laura Cornelius
5 häufige Fehler bei der Rückforderung von Vertriebsprovisionen (‘Clawbacks’)

Was tun, wenn eine ausgezahlte Vertriebsprovision oder variable Vergütung korrigiert werden muss?

Jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeiter: innen im Vertrieb Provisionen oder sogenannte “Sales Commissions” auszahlt, kennt die Situation: Der Vertrag mit dem Kunden wurde unterzeichnet, die Rechnung gestellt, und in der Lohnabrechnung wurde die Vertriebsprovision an den oder die Mitarbeiter:in ausgezahlt. Doch nun stellt sich heraus: Der Betrag war inkorrekt. Vielleicht wurde ein Rabatt an den Kunden nicht mit berücksichtigt oder es hat sich ein anderer Fehler bei der Berechnung eingeschlichen.

Die Frage bleibt die gleiche: Hat die Firma das Recht, den zuviel gezahlten Provisionsbetrag von den jeweiligen Mitarbeiter:innen zurückzufordern? Darf dies einfach mit der nächsten Zahlung verrechnet werden? Und wie weit dürfen diese Verrechnungen in die Vergangenheit zurückreichen?

Eine solche Situation muss mit Vorsicht angegangen werden, denn das gute Verhältnis zu den Mitarbeiter:innen soll keinesfalls gestört werden. Zudem ist eine Einflussnahme auf das Einkommen einer Person meistens ein sensibles Thema, besonders wenn es sich um eine negative Auswirkung handelt.

Im Folgenden finden Sie unsere Liste über die häufigsten Fehler, die im Bezug auf Verkaufsprovisionen vorkommen und wie Sie diese vermeiden können.

Fehler Nr.1 - Fehlende Regulierung von Clawbacks im Arbeitsvertrag

Grundsätzlich verfällt eine Korrektur zu Gunsten der Arbeitnehmer:innen nicht. Wenn das Unternehmen jedoch zu viel an eine:n Mitarbeiter:in ausgezahlt hat und keine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag existiert, kann das Unternehmen die Rückforderung der Provision gegenüber Arbeitnehmer:innen möglicherweise nicht geltend machen. Dies ist abhängig von der Höhe der Rückforderung und unterliegt der Vernachlässigbarkeit der Forderung.

Es kann daher ganz klar die Empfehlung ausgesprochen werden, die Rahmenbedingungen einer solchen Situation schriftlich festzuhalten - entweder als Bestandteil des Arbeitsvertrages oder in einer separaten Bonusvereinbarung.

In dieser werden nicht nur die Beträge und Zielvorgaben festgesetzt, sondern auch die Bedingungen, unter denen die variable Vergütung ausgezahlt wird.

Ein Absatz zur Regelung von Claw-Backs, oder Rückzahlungen im Falle der Überzahlung, ist schnell hinzugefügt und kann sich als wertvoll erweisen, wenn ein solcher Fall eintritt. Somit ist Transparenz sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer:innen gewährleistet und langwierigen Diskussionen kann einfach vorgebeugt werden.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein Beispiel aus einer Bonusvereinbarung, das die Regulierung von Claw-Backs unmissverständlich klärt:

Fehler Nr. 2: Eine zu späte Korrektur kann zu zusätzlichen Sozialversicherungskosten führen.

Handelt es sich um eine Provision, die direkt auf einen spezifischen Vertrag bezogen ist, so gibt es eine Frist für die Berichtigung.

Sollte die Korrektur mehr als 3 Monate nach der ursprünglichen Abrechnung der Provision in der Lohnabrechnung erfolgen, besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge in ihrer Gesamtheit tragen muss - ohne den gewöhnlichen Anteil auf den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin umlegen zu können.

Eine Korrektur innerhalb von 3 Monaten nach Abrechnung der Kommission ist grundsätzlich sozialversicherungsrechtlich problemlos.

Ein einfacher Weg, diese 3-Monats-Frist zu umgehen, ist die Einführung von Jahres- oder Quartalszielen für den Vertrieb. Im nächsten Abschnitt finden Sie mehr dazu.

Fehler Nr. 3: Vorauszahlungen nicht zu Ihrem Vorteil nutzen

Insofern ein Unternehmen die Bonusvereinbarungen mit seinen Arbeitnehmer:innen so strukturiert, dass es jährliche oder quartalsweise Zielvorgaben gibt, anstelle von direkten Provisionszahlungen auf bestimmte Vertragsabschlüsse, kann es die etlichen Vorteile nutzen, die die Strukturierung der monatlichen Zahlungen als Vorauszahlungen mit sich bringt.

Vorauszahlungen können die Administration sowohl für den Vertrieb als auch für die Personalabteilung erheblich erleichtern. Die Sorge um die zu späte Identifizierung von Überzahlungen und um die damit potentiell verbundenen zusätzlichen Kosten entfällt. Dabei können Sie die Zielvorgaben mit Vorauszahlungen auf viele Arten und Weisen gestalten.

Beispielsweise könnte das Unternehmen jeden Monat, oder etwa jedes Quartal, eine Vorauszahlung an die Arbeitnehmer:innen für das bis dato erreichte Ziel leisten. Aufgerechnet wird dann am Ende des Jahres.

Als praktisches Beispiel nehmen wir an, dass ein:e Arbeitnehmer:in einen Bonus in Höhe von EUR 10.000 pro Jahr erhält, wenn er 100% des vereinbarten Ziels erreicht. Die Vorauszahlungen können dann wie folgt ausschauen:

In diesen und ähnlichen Szenarien umgehen Sie die Notwendigkeit, spezifische Zahlungen korrigieren zu müssen, denn Sie können bequem zum Periodenende eine finale Abrechnung erstellen und den Restbetrag zu Gunsten der Arbeitnehmer:innen auszahlen.

An dieser Stelle ist zu beachten, dass diese Struktur nicht möglich ist, sobald ein Prozentsatz für die Provision auf einen bestimmten Vertragsabschluss angewandt wird und direkt ausgezahlt wird, ohne dass es jährliche oder quartalsweise Zielvorgaben gibt.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein Beispiel, wie die Regelung von Vorauszahlungen in der Bonusvereinbarung vorgenommen werden kann:

Fehler Nr. 4: Das Fehlen eines strukturierten Freigabeprozesses

Es ist besser, Fehler zu vermeiden, als sie korrigieren zu müssen. Daher macht es Sinn, das gleiche 4-Augen System einzuführen, wenn es um die Freigabe von Provisionszahlungen geht, das Sie höchstwahrscheinlich bereits in anderen Teilen Ihrer Finanzabteilung nutzen.

Durch eine festgelegte Kette von Freigaben können Sie Fehler oft direkt erkennen und somit Korrekturen effektiv vorbeugen.

Fehler Nr. 5: Schlechte Kommunikation und fehlende Transparenz

Besonders bei größeren Korrekturen ist es riskant, die Berichtigung einfach in der Lohnabrechnung abzuhandeln, ohne zuerst das Gespräch mit dem oder der betroffenen Arbeitnehmer:in zu suchen und die Situation zu erklären.

In solchen Fällen ist proaktive und effektive Kommunikation das A und O um sicher zu gehen, dass der Grund für die Korrektur für den oder die Arbeitnehmer:in verständlich und die Berechnung der Berichtigung nachvollziehbar ist. So kann Missverständnissen einfach vorgebeugt werden.

In manchen Situationen könnte es sogar klug sein, zu hinterfragen ob eine Korrektur eines Fehlers die beste Option ist - der mögliche Schaden, den die Beziehung zu Ihren Arbeitnehmer:innen nehmen könnte, kann manchmal größere Auswirkungen haben als der monetäre Betrag, um den es geht.

Fazit

Vertriebsprovisionen sind ein wertvoller Vergütungsbestandteil für Mitarbeiter:innen im Vertrieb und können die Motivation erheblich steigern. Aber ihre Administration kann schwierig und zeitintensiv sein.

Diskussionen bezüglich Clawbacks mit Arbeitnehmer:innen kann Spannungen in die Beziehung bringen oder sogar das Vertrauen beeinträchtigen - es ist besser, diese Situation zu vermeiden, wo möglich.

EqualTo hat diese Problematik erkannt und bietet die perfekte Grundlage, stets den Überblick über die Provisionszahlungen an den Vertrieb zu behalten - die ideale Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf, der Fehler und die Notwendigkeit für Korrekturen minimiert.

Als finalen Hinweis möchten wir hinzufügen, dass die EqualTo GmbH mit diesem Artikel keine rechtliche oder steuerrechtliche Beratung erteilt, sondern lediglich Erfahrungswerte teilen möchte.

Für eine fachlich kompetente Beratung im konkreten Anwendungsfall bitten wir Sie, sich an Ihren Anwalt oder Steuerberater zu wenden.

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